Algemene richtlijnen Administratie ZZP

Hierna een algemeen overzicht van wat wij nodig hebben om uw administratie zo goed als mogelijk te kunnen behartigen.

• Ontvangen facturen
  Dat zijn de facturen welke u moet betalen.
• Ontvangen nota's
  Dat zijn uitgaven die u voor uw bedrijf heeft gedaan maar waarvoor u geen factuur heeft ontvangen. Tracht zoveel als mogelijk een factuur voor uw uitgaven te krijgen. Als dat niet lukt dan is het aan te raden om deze uitgaven zoveel als mogelijk met de pinpas (van uw zakelijke rekening) te betalen.
• Kopieën van verzonden facturen
  Dat zijn de facturen welke u zelf uitschrijft voor uw klanten. Deze facturen dienen ononderbroken genummerd te zijn. Daarnaast dient de factuur te vermelden:
  • Uw bedrijfsnaam en adres
  • Uw KvK-nummer
  • Uw BTW-registratienummer
  • Het factuurnummer
  • De factuurdatum
  • Omschrijving van wat u levert
  • Prijs exclusief BTW
  • Percentage BTW
  • Bedrag van de BTW
  • Prijs inclusief BTW
  • Naam en adres van de debiteur (uw klant)
  • Wanneer u reeds betalingen ontvangen heeft (voorschotten) dient dat op de factuur vermeld te zijn
  • Bij voorkeur uw algemene voorwaarden (eventueel leveringsvoorwaarden) of een verwijzing daarnaar (staat bijvoorbeeld op uw website)
• Rekeningoverzicht van uw zakelijke rekening
  U kunt hiervoor maandelijks of per kwartaal een overzicht printen.
• Werk- / kantoorruimte
  Maakt u van een gedeelte van uw woning gebruik voor wat betreft uw zelfstandige activiteit dan kan voor dat deel kosten aan verlichting en verwarming ingebracht worden á rato van het gedeelte van de oppervlakte welke u voor uw activiteit gebruikt ten opzichte van de totale oppervlakte van de woning.
  Voorwaarde is dat het inkomen uit uw zelfstandige activiteit het grootste deel van uw inkomen moet zijn. Dus als u naast uw zelfstandige activiteit ook in loondienst werkt moet het inkomen uit uw zelfstandige activiteit groter zijn dan het inkomen uit loondienst.
• Verplaatsingskosten
  Dat zijn alle verplaatsingskosten welke u maakt ten behoeve van uw zelfstandige activiteit.
  Maakt u daarbij gebruik van uw eigen auto dan raad ik u aan een kilometeradministratie bij te houden. Ik krijg dan van u (per maand of per kwartaal) een overzicht van de voor uw bedrijf gereden kilometers per rit:
  • Datum van de rit
  • Omschrijving van de rit
  • Aantal km
  • De kilometerstand aan het begin en het einde van de periode.
  
  Ook kosten voor onderhoud, apk, verzekering en wegenbelasting zijn naar verhouding verrekenbaar.
  Tanken: draag er zorg voor dat u bij het tanken ALTIJD via de pinpas (bij voorkeur van uw zakelijke rekening) betaalt.
• Voorraad
  Verkoopt u goederen en heeft u deze goederen op voorraad of heeft u materialen welke u gebruikt op voorraad dan dient u aan het einde van het jaar een overzicht van de voorraad op te maken. Deze voorraadadministratie omvat:
  • Omschrijving van het artikel
  • Aantal stuks
  • Inkoopprijs per stuk (exclusief BTW)
  • Totaal (aantal stuks * inkoopprijs per stuk)

(Bron: InfoData - 24-10-2009)